Thư ký là nghề gì?

Nghề thư ký

Nghề thư ký

Thư ký là nghề gì?

Thường nghề thư ký đi cạnh các sếp hay được ví như một nghề khá nhàn, không cần đào tạo bài bàn mà chỉ cần mặc đẹp và đi với các sếp theo lịch trình đã có sẵn. Nhưng liệu sự thật có phải như vậy không?

Thư ký hoặc trợ lý cá nhân là người có công việc bao gồm hỗ trợ quản lý, bao gồm cả giám đốc điều hành, sử dụng nhiều kỹ năng quản lý dự án, giao tiếp hoặc tổ chức. Đây có thể gọi là vị trí công việc tổng hợp cần đòi hỏi am hiểu nhiều lĩnh vực, sự bản lĩnh và xử lý công việc một cách nhanh nhạy.

Một thư ký về cơ bản phải thông thạo các ứng dụng Microsoft Office; Word, PowerPoint và Excel để hoàn thành việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, thông báo.

Những nhiệm vụ cơ bản nhất mà người trợ lý phải nắm bắt và thực hiện thành thục  bao gồm quản lý ngân sách, kế toán, tham dự các cuộc gọi điện thoại, xử lý khách truy cập, duy trì trang web, sắp xếp chuyến đi và chuẩn bị báo cáo chi phí.

Các thư ký cũng có thể quản lý tất cả các chi tiết hành chính của việc tổ chức một cuộc họp hoặc cuộc họp cấp cao và có trách nhiệm sắp xếp bữa ăn trư. Thường thì các giám đốc điều hành sẽ yêu cầu trợ lý của họ lấy biên bản tại các cuộc họp và chuẩn bị các tài liệu họp để xem xét. Ngoài các biên bản, thư ký có thể chịu trách nhiệm giữ tất cả hồ sơ chính thức của công ty hoặc tổ chức.

Một thư ký chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính, lập kế hoạch, và tổ chức liên quan đến việc duy trì kinh doanh. Họ có rất nhiều công việc hàng ngày như quản lý điện thoại, sắp xếp các cuộc hẹn và lập lịch trình, xử lý các hệ thống hồ sơ, và tổ chức thư. Do đó kỹ năng yêu cầu cho công việc này phải thực sự nhanh nhẹn, chủ động.

Hầu hết các thư ký đều có lịch trình toàn thời gian, mặc dù những người làm việc ở nhà có thể có lịch trình linh hoạt hơn. Thư ký thường xử lý thông tin bí mật, vì vậy họ phải cẩn thận và tôn trọng người sử dụng lao động và khách hàng của họ.

Để trở thành một thư ký giỏi bạn phải là người chủ động bồi dưỡng cho mình các kỹ năng thậm chí học thêm ở những lĩnh vực chuyên môn khác với chuyên ngành mà bạn được học. Nhưng hãy cố gắng hết sức bạn sẽ thu được nhiều thành quả đáng với những gì bạn bỏ ra đấy!

Chúc bạn thành công!

[Xem thêm] Các khóa học trực tiếp tại VNNP

Comments