Bí quyết phê bình nhân viên thuyết phục

Trong công việc, có lúc bản thân mỗi cá nhân sẽ hoàn thành tốt công việc được giao, và cũng có lúc họ mắc phải những sai lầm, thiếu xót. Để đem lại hiệu suất lao động tốt nhất, sếp cần có những tán thưởng và chê trách hợp lý khi cần thiết. Tránh gây cảm giác nặng nề, sếp cần nắm rõ những bí quyết phê bình nhân viên thuyết phục, vừa giúp nhân viên tiến bộ, vừa không làm nhân viên cảm thấy “phật ý”.

Thấu hiểu tính cách nhân viên

Sếp muốn quản lý tốt nhân viên của mình thì phải “biết người, biết ta”. Ngoài việc sếp phải biết được những ưu, nhược điểm của bản thân khiến cho cấp dưới nể phục thì việc thấu hiểu đặc điểm tính cách nhân viên là điều đáng chú ý. Với những nhóm tính cách nhân viên khác nhau sẽ có những giải pháp xử lý vấn đề khác nhau, nếu không sẽ phản tác dụng, không những nhân viên không nhận ra lỗi của mình, mà còn mang tâm trạng “uất ức”, khiến công việc trở nên “tệ hại” hơn. Khả năng “đọc vị” cấp dưới sẽ khiến sếp có những cách ứng xử khéo léo, tinh tế. Chẳng hạn, đối với nhóm tính cách “thận trọng” thích khích lệ, sếp nên góp ý thông qua cuộc đối thoại kín, nhẹ nhàng giữa hai người; đối với nhóm tính cách “hăng hái, xông xáo, khuấy động” thích được chỉ bảo, hướng dẫn thì sếp có thể góp ý cởi mở hơn.

[Xem thêm] Kỹ năng giao tiếp trong công sở

Nguyên tắc “bánh mì hamburger”

“Khen thì dễ, chê thì khó”, khen sẽ là cách công nhận những thành quả đạt được và chê là cách kích thích tinh thần hướng đến việc đạt được những kết quả tốt hơn, chính vì thế, một trong những mẹo “chê” nhân viên thuyết phục nhất là áp dụng nguyên tắc “bánh mì hamburger”, tức cuộc đối thoại nên tiếp diễn theo quy trình “khen – phê bình – chê – trấn an – động viên, khuyên bảo”. Hãy bắt đầu bằng những lời khen để nhân viên phần nào tiếp nhận lời phê bình dễ dàng hơn, chẳng hạn như “Anh đánh giá cao về sự chăm chỉ, nhiệt tình trong công việc của em”, sau đó dẫn dắt vào những hành động chi tiết thể hiện sai xót của nhân viên đó “Em là người cẩn trọng, nhưng bản kê khai thông tin khách hàng hôm qua của em đã có sai sót”, sau đó đưa ra bằng chứng cụ thể “Toàn bộ thông tin của khách hàng A hoàn toàn nhầm lẫn với khách hàng B”, và đưa ra hệ quả từ sai lầm “Thông tin khách hàng A không có trong bản kê khai, và đó là khách hàng lâu năm với công ty của chúng ta”, đưa ra giải pháp trấn an cho nhân viên “Anh muốn em điều chỉnh lại bản kê khai ngay sau cuộc nói chuyện này kết thúc và gửi lại bản mới cho anh” và cuối cùng không quên đưa ra lời động viên kịp thời “Việc kê khai thông tin khách hàng cần sự tỉ mỉ, cẩn thận và em có thể rà soát lại một lần nữa trước khi gửi anh kiểm tra”. Nên sử dụng lời khen một cách trung thực, lịch sự vào lúc bắt đầu và kết thúc việc “chê” nhân viên của mình.

Lỗi “phổ biến”

Tiếp xúc với những vấn đề trong công việc, từ nhân viên “mới” cho đến nhân viên “cũ” đều mắc phải những thiếu xót, sai lầm. Dù nhân viên mắc phải những lỗi đơn giản hay nghiêm trọng đến mức độ nào đi chăng nữa, thì sếp hoàn toàn không nên có những lời lẽ hay hành động quá khích, xúc phạm đến nhân viên của mình. Nên cho rằng đó là lỗi phổ biến mà ai cũng từng mắc phải như “Mới vào làm, em mắc phải những lỗi này là đương nhiên”, “Ai cũng có thể mắc hải những lỗi này”… nhưng điều quan trọng nên chú trọng đến giải pháp hơn là điều đã xảy ra và đưa ra mong muốn của sếp là không muốn điều tương tự xảy ra nữa. Cách ứng xử khéo léo khiến nhân viên tiếp nhận dễ dàng và nhanh chóng khắc phục hậu quả.

Cân nhắc lời phê bình trực tiếp

Mỗi người đều có lòng tự tôn của bản thân mình, không ai muốn mình mắc sai lầm và bị trách móc. Đối với những sai xót liên quan đến nhiệm vụ của từng người đảm nhận cụ thể, sếp nên có những góp ý tế nhị, kín đáo, vừa thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên, cũng là cách để nhân viên tôn trọng và nể phục sếp và cảm thấy được đối xử công bằng. Tránh việc nhân viên cảm thấy bị “sỉ nhục”, “tổn thương” vì cơn giận của sếp. Trong trường hợp, những sai lệch về những quy định chung của công ty như trang phục, vệ sinh, giờ giấc…, có thể được nhắc nhở bằng những lời nói nhẹ nhàng, trêu đùa hóm hỉnh, tạo nên sự gắn bó, thân mật giữa sếp và nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng, chẳng hạn như “Mùa Euro đến, các đấng mày râu của công ty chúng ta vừa phải cày ngày lẫn cày đêm nhưng vẫn phải đảm bảo đúng giờ giấc đấy nhé.”

Sử dụng từ ngữ “dễ nghe”

Bí quyết phê bình nhân viên thuyết phục được quyết định bởi cách sử dụng từ ngữ “dễ nghe” nhưng lại “lắng đọng” kết hợp lối dẫn dắt đi vào đúng trọng tâm vấn đề và cách tháo gỡ, giải pháp mà nhân viên đó phải đối mặt. Tránh những từ ngữ mang ý “miệt thị”, “xúc phạm” đến cá nhân, đặc biệt trong đám đông, trước mặt các nhân viên khác. Đồng thời, sếp nên tận dụng những tính từ biểu thị sự nhẹ nhàng, biểu đạt sự khích lệ, yêu mến và sử dụng những đại từ thể hiện mối quan hệ mật thiết, sử dụng bằng những biệt danh trong đội, nhóm đặt tên cho nhau, với mục tiêu là đơn giản hóa vấn đề đang gặp phải. Tuy nhiên, cũng không nên “lạm dụng” kiểu “chê” như “khen”, bởi sẽ gây phản tác dụng khiến nhân viên không có thái độ nghiêm túc đối với công việc mà mình phụ trách. Đặc biệt đối với những nhóm người có tính cách không thích “a dua”, “xua nịnh”, cần có những lời phê bình đánh trúng trọng tâm vấn đề.

Giữ sự điềm tĩnh tốt nhất

Trước áp lực của công việc, sự điềm tĩnh của sếp sẽ đóng vai trò quan trọng chi phối kết quả cuộc trò chuyện, tình trạng “căng như dây đàn” chỉ cần một tác động nhỏ là dây đàn sẽ đứt. Dù có tức giận đến thế nào, sếp phải giữ bình tĩnh trước bất kỳ tình huống nào xảy ra, hoàn toàn không nên “chỉ tận tay, day tận mặt” ngay tại thời điểm đó, cần có khoảng thời gian ngắn để sếp và cả nhân viên suy nghĩ về vấn đề, một tin nhắn ngắn gọn trước buổi nói chuyện là điều cần thiết. Cách sếp khiến nhân viên nhìn ra lỗi lầm của mình và hệ quả nghiêm trọng mà lỗi lầm ấy mang lại được thể hiện một cách “chuyên nghiệp” sẽ tăng uy tín của chính người sếp đó với nhân viên, đồng thời cho thấy năng lực lãnh đạo và giải quyết công việc của sếp có thể xử lý mọi rủi ro xảy ra. Điềm tĩnh là phong thái mà bất kỳ người sếp nào cũng nên học tập và rèn luyện, để đức tính ấy lan tỏa đến nhân viên và trở thành “văn hóa” của công ty.

Bí quyết phê bình nhân viên thuyết phục sẽ giúp khắc phục được những thiếu sót trong công việc tùy vào mức độ nhẹ hay nặng, nhưng cái cốt lõi là vẫn được hòa khí giữa sếp và nhân viên hay giữa nhân viên và nhân viên với nhau, góp phần tăng hiệu quả công việc.

[Xem thêm] Khóa học quản trị Hành Chính chuyên nghiệp

Comments