Kỹ năng họp nhóm

Kỹ năng họp nhóm được ứng dụng trong cuộc sống, trong học tập, trong công việc như thế nào ? các bạn đã từng họp nhóm rất là nhiều lần và kể cả trong tương lai nữa.

Trước tiên để mà có được một cuộc họp nhóm hiệu quả thì điều đầu tiên mà bạn cần phải xác định được đó là cái tiêu trí nào để thể hiện rằng cuộc họp nhóm của bạn là hiệu quả? Thì đối với tôi cuộc họp nhóm hiệu quả nó phải đáp ứng được 3 tiêu chí sau đây:

Thứ nhất: Đạt được mục tiêu của cuộc họp

Mỗi một cuộc họp bạn đều có một mục tiêu cụ thể nhất định và sau cuộc họp đó bạn đạt được mục tiêu đó.

Thứ 2: Quản lý tốt thời gian như đã đề ra: Tức là không bị trễ giờ một cách không cần thiết

Thứ 3: Sau cuộc họp, mọi người phải nắm bắt được vấn đề và biết mình cần phải làm gì

Từ ba tiêu chí của cuộc họp nhóm hiệu quả đó thì nó dẫn tới một loạt các hành động mà bạn cần phải làm và được chia thành ba giai đoạn để giúp bạn quản lý được một cuộc họp nhóm hiệu quả.

Giai đoạn 1: Trước khi họp

Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng, bởi vì mục đích của giai đoạn này đó là giúp cho bạn đảm bảo được cái cuộc họp của bạn diễn ra đúng mục đích, đúng mục tiêu. Để làm được điều đó bạn phải trả lời một loạt những câu hỏi sau đây:

  • Mục tiêu sau khi kết thúc cuộc họp là gì?
  • Cách thức vận hành cuộc họp như thế nào?
  • Ai là người chủ trì cuộc họp?
  • Thời gian cuộc họp là bao lâu?
  • Đối tượng tham dự là những ai? Họ cần phải chuẩn bị những gì?

Giai đoạn 2: Trong khi họp

Khi vào giai đoạn thứ hai này, người chủ trì cuộc họp nên giành ra một vài phút để bạn chia sẻ lại cái mục tiêu mà mọi người cần phải hướng đến sau khi kết thúc cuộc họp này, cũng như là nội dung mà ngày hôm nay bạn sẽ trao đổi với nhau

Lưu ý:

Khi mà cuộc họp diễn ra thì có thể có những cái thời điểm khi mà mọi người trao đổi, tranh luận với nhau đôi khi là có những tranh luận nó bất đồng quan điểm, bất đồng chính kiến với nhau hoặc thậm chí diễn ra căng thẳng thì lúc này bạn nên xử lý như thế nào đây?

Kỹ năng

Kỹ năng

Với tư cách là người chủ trì cuộc họp thì các bạn có thể thông báo với những người tham gia cuộc họp rằng là cái tiêu chí để mà chúng ta tranh luận đó là dựa trên cái kết quả, mục tiêu mà chúng ra đã đề ra ngay từ đầu. Cái mục tiêu nhóm đó là tiêu chí cuối cùng mà mọi người đều phải hướng theo, cho nên dựa theo cái đó thì không có quan trọng là ai đúng hay ai sai mà mọi người đều có thể thoải mái trao đổi, phản biện,…miễn là đảm bảo là chúng ta phản biện có mục đích, đạt được mục tiêu ngay từ đầu mà nhóm đã thống nhất với nhau.

Nếu như cả nhóm các bạn hiểu được nguyên tắc này thì cuộc tranh luận của các bạn diễn ra rất hiệu quả cho dù chúng ta có bất đồng với nhau nhưng chúng ra không có bất hòa với nhau.

Ngoài người chủ trì cuộc họp thì trước khi bắt đầu cuộc họp thì các bạn nên bầu chọn ra một người làm thư ký cuộc họp đó, thì vai trò của người thư ký này sẽ giúp viết một biên bản cuộc họp ghi lại những điều mà mọi người trao đổi, thống nhất với nhau để các bạn không có quên sau khi bước ra khỏi cuộc họp.

Giai đoạn 3: Sau cuộc họp

Trong vòng 24h sau khi kết thúc cuộc họp, người chủ trì hoặc thư ký cuộc họp gửi nội dung biên bản cuộc họp vào email và hỏi xem có ai bổ sung gì không? Sau 24h tiếng sau nếu không có sự bổ sung nào thì biên bản có hiệu lực thì mọi người tuân theo mà thực hiện.

Bới : VNNP Edu

Bài viết liên quan

Comments