Kỹ năng và kinh nghiệm xử lý công văn đến

Các loại công văn đến và đi trong văn phòng nếu không có cách quản lý khoa học thì chúng chẳng khác nào mớ hỗn loạn, không thể kiểm soát được. VNNP Edu chia sẻ một số kỹ năng và kinh nghiệm xử lý văn thư đến như sau:

Phân loại văn thư:

+ Phân loại theo nội dung: công văn, thư từ; sách báo tài liệu; đơn từ.

+ Phân loại theo đối tượng nhận: thủ trưởng; các phòng, bộ phận; cá nhân

+ Phân loại theo tính chất: thường; mật, khẩn; tuyệt mật, thượng khẩn.

+ Phân loại theo trình tự xử lý: trình trước khi xử lý; xử lý trước khi trình; vừa trình vừa xử lý; không cần trình nhưng phải trả lời; không cần trả lời, chuyển ngay (chỉ có tính chất thông báo); lưu ngay.

[Xem thêm] Kỹ năng xử lý công văn đi

Trình tự xử lý một bức thư:

Mở thư, trải thẳng, đóng dấu, ghi số, ngày nhận

Kiểm tra vật gởi đính kèm và gắn “Phiếu giải quyết văn bản đến”  (hoặc ghi chú thêm) vào thư.

Xử lý thích hợp khi gặp các bất thường: thư không có địa chỉ người gởi, thư đã bị mở, không thấy vật gởi kèm

Chuyển đến người nhận, ký nhận (nếu thuộc loại không trình) hoặc trình lãnh đạo. Khi trình, xếp thành chồng theo thứ tự quan trọng từ trên xuống dưới và nên xếp vào những loại se-mi phân biệt đã được thỏa thuận trước với lãnh đạo (dựa vào màu sắc se-mi và dán nhãn se-mi).

Thư chuyển qua nhiều người, bộ phận để xem, thì gắn thêm “Phiếu chuyển đọc” vào thư để những người xem và ký tên (routine slip).

Sổ nhật ký theo dõi hàng ngày:

Thông thường phải bao gồm các nội dung sau đây: số văn thư đến của công ty, ngày nhận nhận văn thư; ký hiệu văn thư (số, ngày của văn thư); tên người hoặc cơ quan gởi; tính chất văn thư; tóm tắt nội dung; tên người nhận; ký nhận; ghi chú khác.

[Xem thêm] Khóa Nghề quản trị Hành Chính chuyên nghiệp

Bài viết liên quan

Comments