Kỹ năng xử lý công văn đi

Các loại công văn đến và công văn đi trong văn phòng nếu không có cách quản lý khoa học thì chúng chẳng khác nào mớ hỗn loạn, không thể kiểm soát được. VNNP Edu chia sẻ với các bạn một số kỹ năng sau:

Kiểm tra, sửa trước khi trình ký:

+ Hình thức

+ Nội dung

+ Lỗi chính tả

+ Cấu trúc câu

+ Văn phong phù hợp

Sắp xếp văn thư khi trình ký:

+ Phương tiện trình ký: khay, se-mi

+ Dán nhãn trình ký

+ Xác định nơi cần ký

+ Sắp xếp cho tiện ký

Một số loại nhãn dán sơ mi thông thường:

+ Trình ký (to be signed)

+ Để biết (for your information)

+ Trình duyệt (for your approval)

+ Trình xin ý kiến (for your comment)

+ Trình xem (for reading)

[Xem thêm] Kỹ năng, kinh nghiệm xử lý công văn đến

Trình tự xử lý sau khi văn thư đã được ký:

+ Cho số

+ Ghi ngày

+ Vào sổ

+ Đóng dấu

+ Chuyển đi theo những hình thức thích hợp.

Trước khi gởi nên kiểm tra kỹ: Đã xử lý đầy đủ các bước trên hay chưa? Tài liệu đính kèm? Địa chỉ trong và ngoài bì thư? Tem?.

Sổ nhật ký văn thư đi:

Thông thường phải bao gồm các nội dung sau đây: số văn thư, ngày văn thư, ngày vào sổ, tính chất, tóm tắt nội dung, nơi nhận, người chịu trách nhiệm gởi, hình thức gởi (gởi trực tiếp, gởi thư qua đường bưu điện, gởi bằng fax. E-mail), ghi chú hồi âm của bên nhận, ghi chú khác.

[Xem thêm] Khóa Nghề quản trị Hành Chính chuyên nghiệp

Bài viết liên quan

Comments