Lựa chọn nhân viên lễ tân như thế nào?

Nhân viên lễ tân là người đầu tiên mà khách hàng, đối tác của bạn tiếp xúc khi đến làm việc trực tiếp với công ty hoặc liên hệ qua điện thoại.

Vì vậy vị trí lễ tân rất quan trọng, bạn nên dành thời gian lựa chọn một người phù hợp, có khả năng đem đến ấn tượng tốt nhất cho khách hàng, đối tác không chỉ trong lần gặp gỡ đầu tiên.

Bạn nên lên một danh sách những trách nhiệm tối quan trọng, những kĩ năng không thể thiếu của một nhân viên lễ tân theo ý của bạn, bên cạnh những yêu cầu chung của vị trí này. Khi chuông điện thoại của công ty rung lên, nhân viên lễ tân nên biết cách đón nhận với tâm trạng thoải mái, giọng nói nhẹ nhàng truyền cảm.

Khi đối tác, khách hàng trực tiếp đến làm việc với công ty, nhân viên lễ tân nên đón tiếp với thái độ niềm nở, lịch sự… Ngay lập tức, đối tác (khách hàng) của bạn sẽ có ấn tượng tốt đẹp với công ty của bạn.

Trước khi “chấm điểm” một ứng viên phù hợp với vị trí lễ tân, bạn nên suy nghĩ cẩn thận về ngành nghề kinh doanh của công ty, và mẫu hình lễ tân như thế nào sẽ phù hợp với phương thức kinh doanh của công ty. Chọn được nhân viên lễ tân phù hợp, nghĩa là bạn đã biết cách tiếp thị hình ảnh tốt đẹp của công ty đến các đối tác khách hàng.

Trong khi phỏng vấn ứng viên, bạn nhất thiết phải hỏi ứng viên hiểu như thế nào về công ty, và bạn đừng quên lắng nghe thật kĩ những câu trả lời của ứng viên. Nhân viên lễ tân chắc chắn phải là người hiểu rõ hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của đối tác khách hàng về công ty của bạn.

Một ứng viên không hiểu gì, hoặc chưa hiểu rõ về công ty của bạn thì làm sao có thể giải thích cho khách hàng hiểu về công ty được? Nếu nhận những ứng viên này vào làm, bạn sẽ khá mất thời gian để đào tạo đấy.

Bạn nên nhớ rằng: Với những vị trí khác thì năng lực làm việc của ứng viên là quan trọng nhất, nhưng với vị trí lễ tân thì phẩm chất đạo đức, thái độ làm việc của ứng viên mới là quan trọng nhất. Khách hàng/ đối tác của bạn sẽ nghĩ gì nếu lần đầu tiên đến làm việc với công ty họ lại gặp một người lễ tân hách dịch quá hoặc nhút nhát sợ sệt quá?

[Xem thêm] Một số bí quyết cần có của một nhân viên lễ tân

Niềm tin của họ vào công ty của bạn chắc chắn bị giảm sút đáng kể cho dù công ty bạn có một đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, và những mặt hàng/dịch vụ vào loại tốt nhất trên thị trường. Hãy lựa chọn lễ tân cẩn thận, tránh những rủi ro không đáng có vì tuyển nhầm người ngồi vào vị trí này.

Phỏng vấn ứng viên vào vị trí lễ tân không giống như vào những vị trí khác. Bạn nên đưa ra những câu hỏi tình huống… để biết được ứng viên phản ứng nhanh hay chậm. Lễ tân cần phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh thật tốt. Lễ tân cần bình tĩnh ngay cả khi khách hàng/ đối tác của bạn nổi nóng.

Thêm vào đó, chỉ cần một câu nóng giận của lễ tân qua điện thoại cũng đủ để khách hàng/ đối tác của bạn từ chối hợp tác, cơ hội phát triển của công ty bạn đã bị thu hẹp phần nào. Đó là lý do vì sao lễ tân của bạn phải có tính cách lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện.

Sau khi bạn lựa chọn được một ứng viên phù hợp với vị trí lễ tân, hãy cho họ cơ hội thể hiện mình. Nhân viên mới cần có một khoảng thời gian thích hợp để thích ứng với công việc mới, từ một đến vài tuần. Nếu trong thời gian thử việc, nhân viên không thể hiện được năng lực của mình thì bạn cũng nên chọn người khác thay thế. Vị trí lễ tân không thể để khuyết, càng không thể là nơi “tập sự” của các nhân viên mới, vì vậy bạn nên chọn người cẩn thận cho vị trí này.

Khi bạn là sếp, bạn thường nhận được những lời khen, thái độ cung kính của nhân viên dành cho mình. Rất có thể, nhân viên lễ tân đối với bạn thì “tốt đẹp miễn chê”, nhưng với khách hàng thì chưa được hoàn hảo lắm.

Vì vậy có một điều rất tế nhị và có vẻ không hay ho lắm, nhưng bạn cũng nên làm, đó là hỏi ý kiến của khách hàng/đối tác thân thiết của bạn để biết họ cảm thấy thế nào khi tiếp xúc với lễ tân của công ty. Nếu họ có ấn tượng tốt thì có lý do gì để bạn không giữ chân nhân viên của mình? Nếu đa số họ không có thiện cảm với lễ tân của công ty, thì bạn cũng nên xem xét, liệu có nên thay đổi nhân viên lễ tân hay không?

Để chọn được một nhân viên lễ tân ưng ý không hề đơn giản, vì vậy bạn đừng xem thường vị trí này, bạn đừng quên dành những chế độ đãi ngộ thích hợp để giữ chân nhân viên của mình.

[Xem thêm] Khóa học quản trị Hành Chính chuyên nghiệp

Bài viết liên quan

Comments